El programa informático Microsoft Word se incorporó al sistema Windows allá por 1989 y se ha convertido en uno de los componentes básicos para cualquier ordenador. Esta herramienta se ha vuelto casi indispensable para quienes necesitan escribir un texto.
Entre sus múltiples funciones, la de cómo ordenar alfabéticamente en Word es una de las más útiles a la hora de confeccionar cualquier listado o relación de conceptos. Veamos cómo hacerlo dependiendo de la versión que tengamos de este programa.
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Cómo ordenar alfabéticamente en Word 2003
La primera versión de Microsoft Word que se añadió al paquete Office de Windows 2000 estuvo vigente hasta comienzos de 2007, y pasaría a ser la última que podría utilizarse con este sistema operativo.
Veamos cómo ordenar alfabéticamente en Word 2003.
1. Abrir el archivo que pondremos en orden alfabético
Si no deseas hacerlo desde el mismo documento, puedes abrir uno nuevo y copiar-pegar la lista que hay que confeccionar. Recuerda que es importante tener las palabras dispuestas en listado, es decir, unas encima de otras y de arriba a abajo; de lo contrario esta función no se podrá realizar.
2. Seleccionar las palabras que conformarán la lista
Si pretendes diferenciar la lista del resto del documento, selecciona todas aquellas palabras que vayan a estar ordenadas según este criterio, así que arrastra desde la primera a la última que haya que listar.
Si, por el contrario, no hay más que esta clasificación en todo el archivo, puedes saltarte este paso.
3. Clic en “Tabla”
En la barra de herramientas, a la derecha, situada entre “Herramientas” y “Ventana”, encontrarás esta opción. Si clicas sobre ella, se desplegará un seguido de opciones: dale a “Ordenar”.
A continuación, se abrirá un cuadro de diálogo llamado “Ordenar texto”.
4. Elige cómo vas a ordenar
En este nuevo cuadro que tenemos delante, aparece predeterminada la clasificación por párrafos. Si lo deseas, modifica esta opción y selecciona si quieres que la lista siga un orden ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A). Para saber cómo ordenar alfabéticamente, deberás marcar “Ascendente”. Por el contrario, si seleccionas “Descendiente”, la lista progresará en orden inverso.
Nota: supongamos que cada posición de la lista está conformada por dos palabras en lugar de una, y que quieres saber cómo ordenar alfabéticamente la segunda también. En este caso, volvemos a buscar la opción “Ordenar texto” y marcamos “Separar campos por”. En el siguiente paso, clicamos en “Otros” y aceptamos. Justo después, le damos a “Palabra 2”, que es una opción que encontraremos en “Ordenar por”, y después, otra vez “Aceptar”.
Cómo ordenar alfabéticamente en Word 2007, 2010 y 2013
Las versiones posteriores a Microsoft Word 2003 también permiten ordenar alfabéticamente, así que la siguiente descripción valdrá para cualquiera de las tres que vinieron después: 2007, 2010 y 2013; ya que siguen el mismo procedimiento.
Igualmente, esta guía es válida también para Office 365 y Outlook 2016, 2013, 2010 y 2007.
1. Abrir el archivo que pondremos en orden alfabético
Igual que con la versión antigua, podremos ordenar directamente en el documento en el que estamos trabajando o bien copiar y pegar en otra hoja. Recuerda que para que queden listadas, debes poner cada nueva entrada una debajo de otra, así que empieza a darle a la tecla “Intro”.
2. Seleccionar las palabras que conformarán la lista
De nuevo, tocará repetir el paso que antes detallábamos, teniendo en consideración lo que hemos mencionado: si el documento que hay que poner en lista no consta de otros párrafos diferenciados, no tienes que preocuparte por separar qué apartado estructurar en este formato.
Si por el contrario, lo que vas a poner en lista es sólo una parte de un documento mayor, selecciona de dónde hasta dónde ocupará.
3. Clic en “Párrafo”
Este apartado cambia con respecto a cómo ordenar alfabéticamente en Word 2003. En este caso, hay que buscar el campo “Párrafo”, que está situado en la pestaña de “Inicio”, en la parte superior. Localiza el botón de “Ordenar”, representado con un icono de una “A” sobre una “Z”.
Si trabajas con Outlook, el nombre de la pestaña donde se encuentra esta opción se llama “Formato de texto”, donde luego sí que aparecerá “Ordenar”.
Desde aquí se desplegará el cuadro de diálogo “Ordenar texto”, que también encontrábamos en la versión anterior.
4. Elegir el mejor orden
Como ya ocurría antes, el orden que aparece predeterminado es a párrafos, así que habrá que cambiarlo si no es el que deseas. A partir de aquí, el procedimiento es prácticamente el mismo: busca el botón “Ascendente” o “Descendente” para determinar cómo quieres ordenar, si de forma ascendente (de la “A” a la “Z”) o en orden inverso (de la “Z” a la “A”).
Como ocurría con Word 2003, si deseamos también listar alfabéticamente la segunda palabra de cada nueva entrada, el procedimiento será el mismo: clicar en las opciones de “Ordenar texto”, buscar “Separar campos por”, darle a “Otros” e insertar un espacio.
Finalmente, basta con darle a “Aceptar” y después seleccionar “Palabra 2” en el campo “Ordenar por” y, de nuevo, “Aceptar”.
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